Warum Zeiterfassung im Minijob Pflicht ist
Viele Arbeitgeber unterschätzen die Dokumentationspflichten bei Minijobs. Dabei schreibt das Mindestlohngesetz (MiLoG) in § 17 eine umfassende Aufzeichnungspflicht vor. Diese gilt ausdrücklich auch für geringfügig Beschäftigte und ist nicht verhandelbar.
Der Hintergrund: Der Gesetzgeber will sicherstellen, dass auch Minijobber den gesetzlichen Mindestlohn erhalten. Ohne eine lückenlose Zeiterfassung lässt sich das nicht überprüfen.
Was genau aufgezeichnet werden muss
Nach § 17 Abs. 1 MiLoG muss der Arbeitgeber für jeden Minijobber folgende Daten dokumentieren:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
Die Aufzeichnungen müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erstellt werden. Sie sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 17 Abs. 2 MiLoG).
Besondere Anforderungen in bestimmten Branchen
In den nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftsbereichen gelten verschärfte Pflichten. Dazu gehören unter anderem:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderung
- Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
- Gebäudereinigung
- Forstwirtschaft
- Fleischwirtschaft
- Paketdienstleistungen
In diesen Branchen gilt die Aufzeichnungspflicht für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber. Die Dokumentation wird bei Kontrollen durch den Zoll besonders streng geprüft.
Mindestlohn und Stundengrenze 2025/2026
Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2025 bei 12,82 Euro brutto pro Stunde. Ab dem 1. Januar 2026 steigt er auf 13,90 Euro brutto pro Stunde.
Für Minijobs gilt eine monatliche Verdienstgrenze, die an den Mindestlohn gekoppelt ist. Sie berechnet sich so: Mindestlohn x 130 Stunden / 12 Monate. Für 2026 ergibt sich daraus eine Grenze von 556 Euro pro Monat. Die dynamische Anpassung stellt sicher, dass Minijobber bei Mindestlohnerhöhungen nicht automatisch weniger Stunden arbeiten dürfen.
Daraus folgt eine maximale monatliche Arbeitszeit von rund 40 Stunden bei Mindestlohn. Wird mehr gearbeitet, droht die Überschreitung der Minijob-Grenze, und das Arbeitsverhältnis wird sozialversicherungspflichtig.
Rechenbeispiel für 2026
- Verdienstgrenze: 556 Euro pro Monat
- Mindestlohn: 13,90 Euro pro Stunde
- Maximale Stunden: 556 / 13,90 = ca. 40 Stunden pro Monat
Wer mehr als den Mindestlohn zahlt, kann entsprechend weniger Stunden einplanen, ohne die Verdienstgrenze zu überschreiten. Die Zeiterfassung hilft dabei, den Überblick zu behalten.
Was passiert bei Verstößen?
Die Bußgeldvorschriften im Mindestlohngesetz sind erheblich. Nach § 21 MiLoG drohen folgende Strafen:
- Fehlende oder fehlerhafte Aufzeichnungen: Bußgeld bis zu 30.000 Euro
- Unterschreitung des Mindestlohns: Bußgeld bis zu 500.000 Euro
- Nicht rechtzeitige Aufzeichnung: Bußgeld bis zu 30.000 Euro
Zusätzlich kann ein Verstoß gegen den Mindestlohn zum Ausschluss von öffentlichen Aufträgen führen. Die Kontrolle obliegt der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) beim Zoll, die unangemeldet prüfen darf.
Die Familienausnahme
Eine Ausnahme von der Aufzeichnungspflicht nach dem MiLoG besteht für enge Familienangehörige. Nach der Gesetzesbegründung sind Ehegatten, eingetragene Lebenspartner und Kinder des Arbeitgebers von der Mindestlohnpflicht ausgenommen, sofern sie im Familienbetrieb mitarbeiten.
Allerdings gilt das nur, wenn tatsächlich ein familiäres Verhältnis und kein verdecktes Arbeitsverhältnis vorliegt. Im Zweifel empfiehlt es sich, auch hier Arbeitszeiten zu dokumentieren.
Praktische Tipps für die Umsetzung
Für Arbeitgeber
- System einrichten: Nutzen Sie eine digitale Zeiterfassung, die Beginn, Ende und Dauer automatisch berechnet. Das reduziert Fehler und Aufwand.
- 7-Tage-Frist beachten: Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung vorliegen.
- Aufbewahrung organisieren: Die Unterlagen müssen zwei Jahre lang zugänglich sein und bei Kontrollen vorgelegt werden können.
- Arbeitsvertrag anpassen: Legen Sie die wöchentliche Arbeitszeit und den Stundenlohn schriftlich fest, damit keine Unklarheiten entstehen.
Für Minijobber
- Eigene Aufzeichnungen führen: Auch wenn der Arbeitgeber zur Dokumentation verpflichtet ist, schadet eine eigene Aufzeichnung nicht. Sie dient als Absicherung bei Streitigkeiten.
- Stunden im Blick behalten: Achten Sie darauf, dass Ihre monatlichen Stunden nicht die Verdienstgrenze überschreiten.
- Mindestlohn prüfen: Teilen Sie Ihren Monatslohn durch die geleisteten Stunden. Das Ergebnis muss mindestens dem aktuellen Mindestlohn entsprechen.
Digitale Zeiterfassung als Lösung
Eine App-basierte Zeiterfassung bietet gerade für Minijobs erhebliche Vorteile. Start und Ende werden per Knopfdruck erfasst, die Dauer wird automatisch berechnet, und die Daten sind sicher gespeichert. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig. Work Counter ist ein Beispiel für eine solche App: Arbeitszeiten werden mit einem Tipp erfasst und lassen sich als PDF, CSV oder Excel exportieren.
Besonders bei Minijobs mit wechselnden Einsatzzeiten ist eine solche Lösung sinnvoll. Handschriftliche Stundenzettel gehen leicht verloren oder werden verspätet ausgefüllt. Digitale Systeme erinnern an die Erfassung und sichern die Daten automatisch.
Minijob-Stunden einfach erfassen mit Work Counter
Work Counter macht die Zeiterfassung im Minijob besonders einfach: Einstempeln, ausstempeln, fertig. Die App berechnet die geleisteten Stunden automatisch und exportiert die Daten als PDF oder Excel zur Vorlage beim Arbeitgeber oder Zoll. Laden Sie Work Counter kostenlos im App Store herunter.
