Hilfe & FAQ

Arbeitszähler ist eine Zeiterfassungs-App für Freiberufler, Angestellte und kleine Teams. Sie können ein- und ausstempeln, Stunden manuell erfassen, Projekte, Standorte und Personen verwalten und Stundenzettel sowie Rechnungen erstellen – alles in einer App.

Tippen Sie auf der Startseite auf den Play-Button der Einstempel-Karte. Der Timer startet sofort. Sie können auch per Siri einstempeln (z. B. „Hey Siri, stempel mich ein bei Arbeitszähler“), über die Live Activity auf dem Sperrbildschirm oder automatisch, wenn Sie an einem Arbeitsort ankommen.

Tippen Sie auf den Stopp-Button der Einstempel-Karte. Sie gelangen dann zur Seite „Eintrag hinzufügen“, wo Sie Ihre Zeiten prüfen und ein Projekt, einen Standort, eine Person oder eine Notiz hinzufügen können, bevor Sie den Eintrag speichern. Sie können auch über die Live Activity auf dem Sperrbildschirm oder per Siri ausstempeln.

Ihre Sitzung wird gespeichert und läuft weiter. Wenn Sie die App erneut öffnen, macht der Timer genau dort weiter, wo er aufgehört hat. Die Live Activity auf dem Sperrbildschirm bleibt ebenfalls aktiv.

Tippen Sie auf „Eintrag hinzufügen“ am unteren Rand der Startseite. Wählen Sie zwischen dem einfachen Modus (Gesamtstunden eingeben) oder dem detaillierten Modus (Start- und Endzeit angeben). Sie können jedem Eintrag ein Projekt, einen Standort, eine Person, eine Pausenzeit und Notizen hinzufügen.

Tippen Sie auf „Startseite bearbeiten“ am unteren Rand oder gehen Sie zu Einstellungen > Darstellung. Sie können Karten hinzufügen, entfernen und neu anordnen. Es gibt auch Vorlagen wie Freiberufler, Manager und Zeiterfasser, die Ihre Karten automatisch konfigurieren.

Verfügbare Karten sind: Zusammenfassung (Stunden, Verdienst, Einträge), Ein-/Ausstempeln, Diagramm, Letzte Einträge, Projektübersicht, Personenübersicht, Persönliches Ziel, Überstunden, Reisekosten, Wochen-Serie, Verdienstvergleich und Einzelprojekt. Einige Karten erfordern ein Premium-Abonnement.

Tippen Sie oben auf die Zeitraumauswahl. Sie können zwischen Woche, 4 Wochen, Monat, Quartal, Jahr oder Offen wählen. Navigieren Sie mit den Pfeilen zum vorherigen oder nächsten Zeitraum.

Der offene Zeitraum zeigt alle unbezahlten Stunden seit Ihrem letzten Zahltag an. Wenn Sie Abrechnungszeiträume für Ihre Projekte festgelegt haben, berechnet jedes Projekt seinen eigenen offenen Zeitraum. So sehen Sie genau, wie viel Ihnen zusteht.

Verwenden Sie den offenen Zeitraum. Wählen Sie „Offen“ in der Zeitraumauswahl oben auf der Startseite. Tippen Sie auf die Zusammenfassungskarte, um die Einstellungen des offenen Zeitraums zu öffnen. Hier können Sie das Startdatum auf Ihren letzten Zahltag setzen. Die App berechnet dann alle Stunden und Verdienste ab diesem Datum. Wenn Sie bezahlt werden, öffnen Sie die gleichen Einstellungen und tippen auf „Auf heute zurücksetzen“, um den Zähler neu zu starten. Falls Sie unterschiedliche Zahltage pro Projekt haben, legen Sie für jedes Projekt einen Abrechnungszeitraum fest – der offene Zeitraum kombiniert sie automatisch.

Gehen Sie zum Tab „Projekte“ und tippen Sie auf den +-Button. Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie eine Farbe und legen Sie optional einen Stundensatz, Überstundeneinstellungen und einen Abrechnungszeitraum fest. Sie können dem Projekt auch Aufgaben hinzufügen.

Aufgaben sind Unterkategorien innerhalb eines Projekts. Zum Beispiel könnte ein Projekt „Webseite“ Aufgaben wie „Design“ und „Entwicklung“ haben, jeweils mit einem eigenen Stundensatz. Beim Erfassen von Stunden können Sie eine Aufgabe auswählen, um Ihre Arbeit zu kategorisieren.

Abrechnungszeiträume erfassen, wann Sie bezahlt werden. Legen Sie einen Typ (wöchentlich, 4-wöchentlich, monatlich) und ein Startdatum fest. Die App berechnet dann Ihren aktuellen offenen Betrag – die Stunden und Verdienste seit Ihrem letzten Zahltag. Tippen Sie auf „Zahltag setzen“, um den Zyklus beim Erhalt Ihrer Zahlung zurückzusetzen.

Wischen Sie auf einem Projekt nach links und tippen Sie auf „Archivieren“. Archivierte Projekte werden aus der aktiven Liste ausgeblendet, aber alle Einträge bleiben erhalten. Um ein Projekt dauerhaft zu löschen, archivieren Sie es zuerst und wischen Sie dann im Bereich „Archiviert“ nach links und tippen Sie auf „Löschen“. Dadurch werden das Projekt und alle verknüpften Einträge endgültig entfernt.

Ja. Jedes Projekt kann einen eigenen Stundensatz haben. Wenn Sie einen Eintrag für dieses Projekt erfassen, wird dessen Satz anstelle Ihres Standardsatzes verwendet. Sie können den Satz auch pro einzelnem Eintrag überschreiben.

Gehen Sie zu Einstellungen > Standorte und tippen Sie auf +. Geben Sie einen Namen und eine Adresse ein. Tippen Sie auf „Auf Karte auswählen“, um den genauen Standort zu markieren – dies ist erforderlich, um Standorterinnerungen und automatisches Einstempeln zu nutzen.

Nachdem Sie einen Standort auf der Karte markiert haben, aktivieren Sie die Standorterinnerungen. Für jede Richtung (Ankunft und Verlassen) wählen Sie zwischen Aus, Benachrichtigung oder Automatisch. Benachrichtigung sendet eine Erinnerung, wenn Sie ankommen oder den Ort verlassen. Automatisch stempelt Sie ohne weiteres Zutun ein oder aus.

Stellen Sie bei einem Standort die Ankunft oder das Verlassen auf „Automatisch“. Wenn Sie den Geofence-Bereich betreten, startet die App automatisch Ihren Timer. Beim Verlassen wird der Timer gestoppt und der Eintrag gespeichert. Sie können auch ein Standardprojekt zuweisen, sodass der Eintrag ohne manuellen Aufwand vollständig ist. Diese Funktion erfordert ein Premium-Abonnement.

Für jeden Standort können Reisekosten zu Ihren Einträgen hinzugefügt werden. Wählen Sie zwischen einem festen Betrag pro Fahrt oder einem Satz pro Kilometer/Meile. Bei entfernungsbasierter Erstattung geben Sie die Strecke und den Satz ein – der Gesamtbetrag wird automatisch berechnet. Aktivieren Sie „Hin- und Rückfahrt“, um die Strecke zu verdoppeln.

Standorterinnerungen benötigen die Standortberechtigung „Immer erlauben“. Gehen Sie zu iPhone-Einstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Ortungsdienste > Arbeitszähler und wählen Sie „Immer“. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Standort auf der Karte markiert und einen Geofence-Radius festgelegt haben.

Mit Personen können Sie Stunden für verschiedene Teammitglieder, Mitarbeitende oder Kunden erfassen. Jede Person kann einen eigenen Stundensatz haben. Beim Erfassen eines Eintrags wählen Sie eine Person aus, um die Stunden zuzuordnen. Sie können Ihre Historie und Exporte nach Person filtern.

Gehen Sie zu Einstellungen > Personen und tippen Sie auf +. Geben Sie einen Vornamen ein, optional einen Nachnamen, und legen Sie einen Stundensatz fest, falls er von Ihrem Standardsatz abweicht.

Gehen Sie zum Tab „Historie“. Die Einträge sind nach Monat gruppiert, mit Gesamtstunden und Verdienst für jeden Monat. Tippen Sie auf einen Eintrag, um die Details anzuzeigen.

Tippen Sie in der Historie auf einen Eintrag, um ihn zu öffnen, und dann oben rechts auf „Bearbeiten“. Sie können Zeiten, Projekt, Standort, Person, Stundensatz, Pausenzeit und Notizen ändern.

Wischen Sie in der Historie auf einem Eintrag nach links und tippen Sie auf „Löschen“. Um mehrere Einträge gleichzeitig zu löschen, tippen Sie oben rechts auf „Auswählen“, wählen Sie die Einträge aus und tippen Sie auf „Löschen“.

Ja. Verwenden Sie die Suchleiste oben, um nach Notiz, Projekt, Person oder Standortname zu suchen. Sie können auch nach Projekt, Standort oder Person filtern. Aktive Filter werden als Chips über der Liste angezeigt.

Gehen Sie zu Einstellungen > Export & Teilen. Wählen Sie ein Dateiformat (PDF, CSV oder JSON), legen Sie einen Zeitraum fest und filtern Sie optional nach Projekt, Standort oder Person. Die erstellte Datei kann per E-Mail, Messenger-Apps oder in „Dateien“ geteilt werden.

Ja. In den Exporteinstellungen können Sie wählen, welche Spalten enthalten sein sollen: Datum, Startzeit, Endzeit, Dauer, Pause, Projekt, Person, Standort, Stundensatz, Verdienst, Aufgabe, Überstunden, Reisekosten und Notizen.

Gehen Sie zu Einstellungen > Export & Teilen und wählen Sie „Rechnung“. Wählen Sie ein Projekt und einen Zeitraum. Die Rechnung wird automatisch mit Ihren Stunden und Sätzen ausgefüllt. Hinterlegen Sie Ihre Firmendaten unter Einstellungen > Geschäftsdaten (Name, Adresse, USt-IdNr., Logo). Geben Sie die Kundendaten ein, legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest und fügen Sie optional eine Stundenaufstellung als Anhang hinzu.

Gehen Sie zu Einstellungen > Geschäftsdaten. Geben Sie Ihren Firmennamen, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, USt-IdNr. ein und laden Sie ein Logo hoch. Diese Informationen werden für Rechnungen verwendet.

Der Verdienst wird berechnet als: (gearbeitete Stunden − Pausenzeit) × Stundensatz. Wenn Überstunden aktiviert sind, werden Stunden über dem Schwellenwert zum Überstundensatz berechnet. Fahrtkostenerstattung vom Standort wird zusätzlich addiert.

Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Stundensatz und geben Sie Ihren Standardsatz ein. Dieser gilt für alle Einträge, sofern er nicht durch ein Projekt, eine Aufgabe, eine Person oder einen einzelnen Eintrag überschrieben wird.

Ja. Unter Einstellungen > Allgemein > Stundensatz können Sie Tagessätze aktivieren. Sie können für jeden Wochentag einen anderen Satz festlegen – zum Beispiel einen höheren Satz am Wochenende.

Aktivieren Sie Überstunden unter Einstellungen > Allgemein > Überstunden. Legen Sie Ihren regulären Stundenschwellenwert und den Überstundensatz fest. Wenn Sie über den Schwellenwert hinaus arbeiten, werden die zusätzlichen Stunden zum Überstundensatz berechnet. Sie können Überstunden auch pro Projekt aktivieren oder deaktivieren.

Arbeitszähler bietet Startbildschirm-Widgets (Zusammenfassung, Übersicht, Heatmap), eine Live Activity auf dem Sperrbildschirm, die Ihren laufenden Timer anzeigt, und einen Kontrollzentrum-Button (iOS 18+) für schnellen Zugriff auf neue Einträge.

Wenn Sie einstempeln, erscheint automatisch eine Live Activity auf Ihrem Sperrbildschirm und in der Dynamic Island (auf unterstützten Geräten). Sie zeigt Ihre vergangene Zeit und hat einen Ausstempel-Button. Die Live Activity bleibt auch aktiv, wenn die App geschlossen wird.

Sie können sagen: „Stempel mich ein“, „Stempel mich aus“, „Timer umschalten“, „Bin ich eingestempelt?“, „Stunden diese Woche“, „Stunden diesen Monat“, „Verdienst diese Woche“, „Verdienst diesen Monat“ und „Zeiteintrag hinzufügen“. Fügen Sie einfach „bei Arbeitszähler“ zu jedem Befehl hinzu.

Gehen Sie zu Einstellungen > Siri & Kurzbefehle, um alle verfügbaren Befehle zu sehen. Sie können auch die Kurzbefehle-App öffnen, um eigene Automatisierungen zu erstellen – zum Beispiel automatisches Einstempeln, wenn Sie sich mit Ihrem Büro-WLAN verbinden.

Die kostenlose Version umfasst 20 Zeiteinträge pro Monat, 2 Projekte, 1 Standort und 1 Person. Ein-/Ausstempeln, die Startseite mit grundlegenden Karten und Standortbenachrichtigungen sind kostenlos.

Premium bietet unbegrenzte Einträge, Projekte, Standorte und Personen. Außerdem: automatisches Ein-/Ausstempeln, Ausstempel-Erinnerungen, Überstundenerfassung, alle Startseiten-Karten, Export (PDF, CSV, JSON), Rechnungserstellung, individuelle Designs und Tagessätze.

Nein. Alle Ihre Daten bleiben auf Ihrem Gerät und in iCloud. Premium-Funktionen werden deaktiviert, aber Ihre Einträge, Projekte und Standorte bleiben zugänglich. Wenn Sie erneut abonnieren, wird alles wiederhergestellt.

Ja. Solange Sie mit derselben Apple-ID angemeldet sind, funktioniert Ihr Abonnement auf all Ihren Geräten. Ihre Daten werden automatisch über iCloud synchronisiert.

Ihre Daten werden automatisch mit iCloud synchronisiert, wenn dies auf Ihrem Gerät aktiviert ist. Alle Einträge, Projekte, Standorte und Personen werden zwischen Ihrem iPhone und iPad synchron gehalten. Den Status können Sie unter Einstellungen > Konto prüfen.

Ja. Sie können ein- und ausstempeln, Stunden erfassen und alles verwalten, auch ohne Internetverbindung. Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.

Gehen Sie zu iPhone-Einstellungen > [Ihr Name] > iCloud > Apps, die iCloud verwenden, und aktivieren oder deaktivieren Sie Arbeitszähler.

Stellen Sie sicher, dass iCloud für Arbeitszähler auf beiden Geräten aktiviert ist (iPhone-Einstellungen > [Ihr Name] > iCloud). Beide Geräte müssen mit derselben Apple-ID angemeldet sein. Die Synchronisierung kann einige Minuten dauern. Versuchen Sie, die App auf beiden Geräten zu öffnen, um eine Synchronisierung auszulösen.

Stellen Sie sicher, dass Live Activities in den iPhone-Einstellungen > Arbeitszähler > Live Activities aktiviert sind. Wenn die Aktivität verschwunden ist, Sie aber noch eingestempelt sind, öffnen Sie die App erneut – sie startet die Live Activity automatisch neu.

Automatisches Ein-/Ausstempeln erfordert ein Premium-Abonnement. Falls Sie Premium haben, stellen Sie sicher, dass der Standort auf der Karte markiert ist – tippen Sie in den Standorteinstellungen auf „Auf Karte auswählen“, um eine Markierung zu setzen.

Geofencing basiert auf iOS-Systemereignissen, die nicht sofort ausgelöst werden. Benachrichtigungen können je nach Geräteaktivität um einige Minuten verzögert sein. Stellen Sie sicher, dass die Standortberechtigung auf „Immer“ gesetzt ist (nicht nur „Beim Verwenden“), und prüfen Sie, ob „Nicht stören“ deaktiviert ist.

Leider können gelöschte Einträge nicht wiederhergestellt werden. Wenn iCloud aktiviert ist, wird die Löschung auf alle Geräte übertragen. Wir empfehlen, Ihre Daten regelmäßig als Backup zu exportieren.

Die kostenlose Version erlaubt 20 Einträge pro Monat. Dieses Limit wird am ersten Tag jedes Monats zurückgesetzt. Wechseln Sie zu Premium für unbegrenzte Einträge oder warten Sie auf den nächsten Monat.

Gehen Sie zu Einstellungen > Hilfe & Support > Vorschläge. Tippen Sie auf den +-Button, um eine Funktionsanfrage oder einen Fehlerbericht einzureichen. Sie können auch die Vorschläge anderer Nutzer hochvoten.